Buchhaltungsautomation klingt nach einem grossen Projekt, ist in der Praxis aber oft eine Sammlung kleiner, repetitiver Aufgaben: ein neues Projekt anlegen, sobald ein Auftrag bestätigt ist, eine Rechnung stellen, sobald ein Meilenstein erreicht ist, Arbeitszeiten erfassen, offene Posten im Auge behalten. Jede einzelne Aufgabe dauert für sich genommen nur ein paar Minuten. Über den Monat summiert sich das trotzdem zu einem spürbaren Batzen Admin-Zeit. Bei Avarel Studios läuft das seit einiger Zeit über einen eigenen Agenten, der direkt mit der Buchhaltungssoftware Exxas spricht. In diesem Artikel zeige ich, wie diese Buchhaltungsautomation aufgebaut ist und was sie konkret bringt.
Warum sich Buchhaltung so gut automatisieren lässt
Buchhaltungsprozesse sind fast immer regelbasiert. Ein Projekt entsteht nach einem festen Muster, eine Rechnung folgt bestimmten Regeln bei Betrag und Fälligkeit, eine Mahnung wird nach einer klar definierten Frist fällig. Genau diese Regelhaftigkeit macht den Bereich planbar für einen Agenten: Es gibt kaum Grauzonen, in denen menschliches Urteilsvermögen gefragt ist, dafür aber viele Wiederholungen, die Zeit fressen.
Der zweite Grund ist die Datenlage. Alles, was für Projekte, Rechnungen, Zeiterfassung und Mahnwesen gebraucht wird, liegt bereits strukturiert vor, entweder direkt in Exxas oder in vorgelagerten Systemen wie dem CRM. Der Agent muss also nichts interpretieren, was nicht sauber vorliegt, sondern verknüpft vorhandene Daten und stösst die passenden API-Calls an.
Was der Buchhaltungs Agent konkret macht
Der Agent übernimmt vier Kernaufgaben rund um Exxas.
Projekte anlegen. Sobald ein Auftrag bestätigt ist, legt der Agent das passende Projekt in Exxas automatisch an, mit den korrekten Kostenstellen und Referenzen. Kein manuelles Nacherfassen mehr, das sonst leicht ein paar Tage liegen bleibt.
Rechnungsstellung. Der Agent erstellt Rechnungen nach den hinterlegten Regeln und verschickt sie direkt. Wiederkehrende Rechnungen und Rechnungen zu Projektmeilensteinen laufen dabei ohne manuellen Eingriff durch.
Zeiterfassung. Arbeitszeiten und Leistungen werden automatisch den richtigen Projekten zugeordnet und in Exxas erfasst, statt am Ende der Woche mühsam aus verschiedenen Quellen zusammengetragen zu werden.
Mahnwesen. Der Agent behält offene Posten im Blick und verschickt Zahlungserinnerungen und Mahnungen nach Ablauf der jeweiligen Frist automatisch, ohne dass jemand manuell die Fälligkeiten durchgehen muss.
Wie die technische Anbindung funktioniert
Im Kern verbindet der Agent zwei Dinge: die Ereignisse, die im Tagesgeschäft entstehen (ein Auftrag wird bestätigt, ein Meilenstein ist erreicht, eine Frist läuft ab), und die Exxas-API, über die sich Projekte, Rechnungen und Zeitbuchungen programmatisch anlegen lassen. Der Agent überwacht die relevanten Trigger, reichert sie mit den nötigen Daten an und schreibt sie strukturiert in Exxas zurück.
Wichtig dabei: Der Agent ersetzt nicht die Buchhaltungslogik selbst. Steuerliche Fragen, der Jahresabschluss und die inhaltliche Kontrolle bleiben bei der Buchhaltung beziehungsweise beim Treuhänder. Der Agent übernimmt ausschliesslich die repetitiven, klar regelbasierten Schritte davor, sodass am Ende weniger und saubereres Rohmaterial für die eigentliche Buchhaltungsarbeit übrig bleibt.
Was das an Aufwand spart
Über alle vier Aufgaben zusammen ergibt sich ein Rückgang von rund 80% beim Admin-Aufwand für diese Prozesse. Der grösste Teil davon kommt nicht aus einer einzelnen grossen Einsparung, sondern daraus, dass viele kleine, wiederkehrende Handgriffe komplett wegfallen: das Projekt, das sonst manuell nacherfasst worden wäre, die Rechnung, die sonst am Monatsende in einer Sammelaktion verschickt worden wäre, die Mahnung, die sonst schlicht vergessen worden wäre, weil niemand Zeit hatte, die Fälligkeitsliste durchzugehen.
Für wen sich das lohnt
Am meisten bringt ein solcher Agent Firmen, die viele kleinteilige, wiederkehrende Buchhaltungsvorgänge haben, etwa projektbasierte Dienstleister mit häufigen Teilrechnungen, oder Firmen mit vielen kleinen Kunden und entsprechend vielen einzelnen Mahnläufen. Je mehr sich wiederholt, desto grösser der Hebel. Bei einer Handvoll Rechnungen im Monat lohnt sich der Aufwand für eine API-Anbindung dagegen eher nicht, hier reicht meist eine einfachere Vorlage.
Läuft eure Buchhaltung noch über viel manuelle Handarbeit, oder wollt ihr prüfen, ob sich eure Buchhaltungssoftware ähnlich anbinden lässt? Das Projekt mit weiteren Details steht im Portfolio.
Häufige Fragen zu Agent
Was ist Exxas und warum lässt sich das per API automatisieren?
Exxas ist eine Schweizer Buchhaltungssoftware für KMU, unter anderem für Fakturierung, Debitorenbuchhaltung und Zeiterfassung. Wie viele moderne Buchhaltungstools bietet Exxas eine API, über die sich Projekte, Rechnungen und Zeitbuchungen programmatisch anlegen und abfragen lassen, statt alles manuell im Web-Interface einzutragen.
Welche Aufgaben übernimmt der Buchhaltungs Agent konkret?
Er legt neue Projekte in Exxas an, sobald ein Auftrag bestätigt ist, erstellt und verschickt Rechnungen, erfasst Arbeitszeiten und überwacht offene Posten fürs Mahnwesen. Das deckt den Grossteil der wiederkehrenden Buchhaltungsarbeit ab, die vorher von Hand erledigt wurde.
Wie viel Aufwand spart das konkret?
Rund 80% weniger Admin-Aufwand für die betroffenen Buchhaltungsprozesse. Statt jede Rechnung, jede Zeitbuchung und jede Mahnung einzeln von Hand zu erfassen, läuft das jetzt automatisiert im Hintergrund und braucht nur noch stichprobenartige Kontrolle.
Ersetzt der Agent die Buchhaltung komplett?
Nein. Der Agent übernimmt die repetitiven, regelbasierten Teile: Projekte anlegen, Rechnungen stellen, Zeiten erfassen, Mahnungen verschicken. Entscheidungen mit steuerlicher oder rechtlicher Tragweite, der Jahresabschluss und die Kontrolle laufen weiterhin über die Buchhaltung beziehungsweise den Treuhänder.
Lässt sich ein solcher Agent auch an andere Buchhaltungssoftware anbinden?
Ja. Das Prinzip funktioniert mit jeder Software, die eine API oder zumindest eine gut dokumentierte Import-Schnittstelle bietet, etwa Bexio, Abacus oder Run my Accounts. Die konkrete Umsetzung unterscheidet sich je nach Datenmodell, das Grundmuster aus Trigger, Agent und Buchhaltungs-API bleibt aber gleich.
